Geschenkgutscheine für Mitarbeiter: So schenkt ihr garantiert Freude bei minimalem Verwaltungsaufwand

Geschenkgutscheine sind eine beliebte Möglichkeit für Arbeitgebende, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für ihren Einsatz und ihr Engagement zu belohnen und sie zu motivieren – oder ihnen zu einem besonderen Anlass einfach eine Freude zu machen. So sagen beispielsweise laut einer Studie von Aktion Mensch 79 Prozent der Befragten, dass ein Geschenk von ihrer Arbeitgeberin ein Grund zur Freude wäre – und ca. ⅔ sagen, dass es eine Motivationssteigerung bewirken würde.

Wir zeigen verschiedene Anlässe, zu denen Geschenkgutscheine an Mitarbeitende  vergeben werden können, die Vorteile dieser Praxis und welche Geschenkgutscheine besonders viel Freude bereiten. Zudem erklären wir die steuerlichen Rahmenbedingungen für die Ausgabe von Geschenkgutscheinen und unter welchen Bedingungen sie steuerfrei bleiben können.

Geschenkgutscheine können zu einer Vielzahl von Anlässen an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vergeben werden. Einige der beliebtesten Anlässe sind dabei:

• Firmenjubiläen: Anerkennung der langjährigen Treue und Leistung. Ein Jubiläum ist ein besonderer Meilenstein, der die Loyalität und das Engagement eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin würdigt.
• Geburtstage: Persönliche Wertschätzung und Feier eines besonderen Tages. Ein Geburtstagsgutschein soll an diesem Tag Freude bereiten.
• Weihnachten: Dankeschön für das vergangene Jahr und Motivation für das kommende Jahr. Weihnachtsgutscheine sind eine schöne Geste, um das Jahr positiv abzuschließen – und kommen gut an: Laut einer Studie des Marktforschungsinstituts Toluna wünschen sich 75 Prozent der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von ihren Arbeitgeberinnen Gutscheine oder Sonderzahlungen zu Weihnachten.
• Projektabschlüsse: Belohnung für erfolgreich abgeschlossene Projekte. Ein Gutschein kann als Anerkennung für die harte Arbeit und den Erfolg eines Teams dienen.
• Mitarbeiter oder Mitarbeiterin des Monats: Anerkennung besonderer Leistungen und Engagements. Solche Auszeichnungen motivieren und fördern eine positive Arbeitsatmosphäre.
• Hochzeiten: Persönliche Glückwünsche und Unterstützung in einem neuen Lebensabschnitt. Ein Hochzeitsgutschein zeigt persönliches Interesse und Anteilnahme.
• Geburten: Feier der neuen Familienmitglieder und Unterstützung der Eltern. Ein Gutschein zur Geburt kann Eltern auch dabei helfen, notwendige Anschaffungen zu tätigen.
• Betriebsausflüge: Erinnerungsgeschenk nach einem erfolgreichen Teamevent. Ein Gutschein kann als Souvenir dienen und die Teamkultur stärken.
• Ruhestand: Würdigung der Karriere und des bevorstehenden Ruhestands. Ein Gutschein zum Ruhestand drückt Dankbarkeit für die jahrelange Zusammenarbeit aus.
• Besondere Leistungen: Anerkennung außergewöhnlicher Beiträge oder Innovationen. Solche Gutscheine fördern Kreativität und Engagement im Unternehmen.

Die Vielfalt der Anlässe deutet bereits darauf hin: Die Auswahl des richtigen Geschenkgutscheins kann eine Herausforderung sein, da es schwierig ist, die individuellen Interessen aller oder spezifischer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu treffen.

Möglichkeiten sind beispielsweise Einzelhandelsgutscheine, die vielseitig sind und eine breite Auswahl an Produkten bieten. Daher können sie eine gute Wahl für allgemeine Anlässe wie Geburtstage oder Weihnachten sein. Eine weitere beliebte Option sind Erlebnisgutscheine, die sich gut für besondere Anerkennungen oder Teambuilding-Events eignen, da sie besondere Erlebnisse bieten.

Jedoch ist es oft schwer, die spezifischen Vorlieben jedes Mitarbeiters und jeder Mitarbeiterin genau zu treffen – sei es bei der Auswahl des Geschäfts, bei dem der Gutschein eingelöst werden kann, als auch bei der Auswahl des spezifischen Erlebnisses. Nur allzu oft werden solche spezifischen Gutscheine daher leider nicht eingelöst – Experte Ulrich Reinhardt geht in einem Artikel in der Writschaftswoche von 20 bis 50 Prozent verfallender Gutscheine aus. Gleichzeitig bedeutet es auf Seiten der Unternehmen in der Regel hohen Verwaltungsaufwand, sich individuelle Gutscheine zu überlegen und diese dann auch zu besorgen.

Hier kommen Universalgutscheine ins Spiel: Dabei können die Beschenkten selbst auswählen, für welchen Shop sie ihren Gutschein einlösen wollen und damit individuell entscheiden, was ihnen in diesem Moment am meisten Freude bereitet. Das bedeutet maximale Flexibilität für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und gleichzeitig minimaler Verwaltungsaufwand für die Administration im Unternehmen.

Geschenkgutscheine können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei gewährt werden, was sowohl für Arbeitgeberin als auch für Mitarbeitende vorteilhaft ist. Die steuerlichen Regelungen sind dabei klar definiert und müssen sorgfältig beachtet werden, damit von den Vorteilen profitiert werden kann.

• Sachbezüge: Ein wesentlicher Aspekt der steuerfreien Gewährung von Geschenkgutscheinen ist der sogenannte Sachbezug. Nach den aktuellen gesetzlichen Regelungen dürfen Sachbezüge einen monatlichen Wert von 50 Euro nicht überschreiten. Diese Grenze gilt pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin und Monat und umfasst alle Sachleistungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Wichtig ist hierbei, dass die Gutscheine nicht in Bargeld umgewandelt werden können und ausschließlich für konkrete Waren oder Dienstleistungen eingelöst werden dürfen.
• Besondere Anlässe: Neben den monatlichen Sachbezügen gibt es auch die Möglichkeit, Geschenkgutscheine zu besonderen Anlässen bis zu 3 mal pro Jahr steuerfrei zu gewähren. Hierzu zählen persönliche Anlässe, wie beispielsweise Geburtstage, Firmenjubiläen oder Hochzeiten. Für solche besonderen Anlässe gilt eine Freigrenze von bis zu 60 Euro pro Anlass und Mitarbeiter oder Mitarbeiterin. Diese Geschenke müssen ebenfalls zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt werden und dürfen nicht als Gehaltsumwandlung genutzt werden.
• Weihnachtsfeiern und andere Betriebsveranstaltungen: Ein weiterer steuerlicher Vorteil ergibt sich bei der Gewährung von Geschenkgutscheinen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflügen. Hierbei können zwei Mal pro Jahr Aufwendungen bis zu einem Betrag von 150 Euro (vor 2024 waren es noch 110 Euro) pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin und Veranstaltung steuerfrei bleiben. Diese Freigrenze umfasst alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Veranstaltung entstehen, einschließlich der Geschenkgutscheine. Es ist jedoch wichtig, dass die Veranstaltung allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen offensteht und die Gutscheine im Rahmen des Gesamtbudgets der Veranstaltung gewährt werden.

Um die Steuerfreiheit zu gewährleisten, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein:

• Zusätzlichkeit: Die Gutscheine müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Sie dürfen nicht als Teil des regulären Gehalts oder als Gehaltsumwandlung verwendet werden.
• Nicht in Bargeld umwandelbar: Die Gutscheine müssen für konkrete Waren oder Dienstleistungen gelten und dürfen nicht in Bargeld umgetauscht werden.
• Dokumentation: Unternehmen sollten sorgfältig dokumentieren, wann und in welcher Höhe Gutscheine gewährt wurden, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt alle erforderlichen Nachweise erbringen zu können.

Alle wichtigen Infos zur Gewährung steuerfreier Geschenke an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben wir auch in unserem Artikel für euch zusammengefasst. Durch die Einhaltung dieser steuerlichen Rahmenbedingungen können Unternehmen ihre Mitarbeiter auf attraktive Weise belohnen und gleichzeitig von steuerlichen Vorteilen profitieren. Dies macht Geschenkgutscheine zu einer besonders effizienten und beliebten Form der Anerkennung im Unternehmenskontext.

Den meisten Firmen ist es nicht egal, wofür Geschenkgutscheine für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eingelöst werden können. Häufig spielt es auch eine Rolle, dass dabei den Unternehmenswerten entsprochen wird bzw. zum Umweltschutz beigetragen werden kann. Der guudschein ist eine ideale Lösung, die Flexibilität, geringen Verwaltungsaufwand und Nachhaltigkeit kombiniert: Der Universalgutschein kann bei über 40 geprüft nachhaltigen Onlineshops eingelöst oder gespendet werden. Der guudschein ist damit nicht nur ein Geschenk, sondern auch ein Beitrag zur Förderung eines nachhaltigen Lebensstils.

Der guudschein bietet eine Reihe von Vorteilen für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie für Unternehmen:

1. Nachhaltigkeit: Der guudschein fördert den Kauf von umweltfreundlichen Produkten und unterstützt nachhaltige Unternehmen.
2. Vielfalt: Mit über 40 Partner-Shops bietet der guudschein eine breite Auswahl an Produkten, von Mode über Haushaltswaren bis hin zu Lebensmitteln.
3. Einfachheit: Unternehmen können den guudschein einfach online bestellen und an – geringer Verwaltungsaufwand garantiert!
4. Wertschätzung: Durch die Wahl eines nachhaltigen Gutscheins zeigt das Unternehmen seine Wertschätzung nicht nur gegenüber den Mitarbeitern, sondern auch gegenüber der Umwelt.
5. Employer Branding: Der guudschein vermittelt nicht nur nachhaltige Werte, sondern kann auch an euer individuelles Firmendesign angepasst werden – damit ist er ein super Tool für nachhaltiges Employer Branding.
6. Steuerliche Vorteile: Der guudschein kann als Sachbezug unter oben erwähnten Bedingungen steuerfrei gewährt werden, was sowohl für Arbeitgebende als auch Mitarbeiter und Mitarbeiterin vorteilhaft ist.

Ein Geschenkgutschein für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist eine hervorragende Möglichkeit, Wertschätzung zu zeigen und die Zufriedenheit zu steigern. Universalgutscheine wie der guudschein bieten zusätzliche Vorteile durch ihre Flexibilität und Nachhaltigkeit. Unternehmen können durch die gezielte Vergabe von Geschenkgutscheinen nicht nur ihre Wertschätzung ausdrücken, sondern auch einen Beitrag zur Förderung eines nachhaltigen Lebensstils leisten.

Indem Unternehmen auf nachhaltige Geschenke setzen, stärken sie nicht nur ihre Bindung zu den Mitarbeitern, sondern tragen auch aktiv zum Umweltschutz bei – ein Gewinn für alle Beteiligten!